5 anledningar att skaffa nytt CRM

När företaget växer ökar behovet att samverka över gränser och dela information med flera team. Otillräcklig eller obefintlig kunddata och information kan bromsa affärsprocessen. Lägger ni mycket tid på intern informationssökning är CRM-system en god idé! Central och strukturerad datahantering sparar både tid och pengar.

Vi har sammanfattat fem anledningar att skaffa nytt system för customer relationship management.

1. Öka produktiviteten och spara tid

Idag kan användare oftast välja bland flera kanaler när de vill ta kontakt med ett företag. Förutom e-post och telefon, har kontaktvägar via sociala medier så som Facebook och Twitter blivit vanligt. Plötsligt finns det kundspecifik data att hämta från flera kanaler. Det är ett tidsödande jobb att försöka samla in all data manuellt. Ofta är flera avdelningar inom organisationen beroende av informationen. Hur kan ni säkerställa att uppgifterna finns tillgängliga för alla anställda oavsett tid och plats?

En av fördelarna med ett CRM-verktyg är att all data nu samlas på ett och samma ställe. Det gör det enkelt att ta reda på viktig information, exempelvis när kunden kontaktade företaget senast, om det finns något öppet ärende relaterat till kunden och hur kunden föredrar att bli kontaktad.

Med lättillgängliga kunddata blir mer gjort – med ett CRM-verktyg går det mycket snabbare att hitta all nödvändig information. Slut på allt krångligt letande i mappstrukturer.

2. Individanpassad marknadsföring med mervärde

När användare söker information om en produkt eller tjänst är det vanligt att de söker sig till ett företags digitala kanaler. Användarbeteendet skiljer sig åt beroende på hur långt personen har kommit i köpprocessen. Vissa kanske inte känner till vilken lösning de är ute efter än medan andra ägnat otaliga timmar åt att hitta den perfekta avloppslösningen till sommarstugan.

Då varje användares behov är unikt är det marknadsförarnas uppgift att målgruppsanpassa budskapet som kommuniceras. Om nyhetsbrevet eller Facebook-annonsen inte överensstämmer med användarens aktuella behov, blir det sällan något bra resultat.

Ett CRM underlättar marknadsförarnas arbete då de med hjälp av verktyget får en mångfasetterad och tydlig bild av kunden. Om kunden exempelvis varit missnöjd med ett erbjudande och kontaktat kundservice är det viktigt att informationen om ärendet läggs in i CRM-systemet. Risken för utebliven eller missvisande information minimeras, vilket gör att marknadsförarna kan rikta rätt budskap till rätt person, vid rätt tidpunkt. En individanpassad marknadsföring berikar kundupplevelsen genom att ge mervärde till kunden.

3. Effektiviserade affärer och snabbare avslut

Tid är avgörande i kundaffärer och det gäller att agera vid rätt tidpunkt för att lyckas stänga en affär. Beroende på bransch och erbjudande kan det ta olika lång tid att komma till avslut. Enligt ”the rule of seven” behöver ett prospekt påminnas om ditt erbjudande minst sju gånger innan avslut kan ske. Ofta behöver kunden kontaktas av olika personer inom organisationen.

The rule of seven

Bild: HubSpot

Vad gör ni om en kund ringer och ni behöver komma åt ett dokument på Stinas dator? Eller när en ny säljare anställts och denna behöver sätta sig in i ett kundärende så snabbt som möjligt?

I ett CRM-system får man snabbt överblick över kunden och en bättre förståelse av dennes behov och intressen. All interaktion som skett med befintliga och potentiella kunder sparas i systemet, vilket gör det lättare att upptäcka nya säljmöjligheter. Uppdaterade kunddata är ofta avgörande för att inte gå miste om det gyllene tillfället att stänga en affär.

4. Automatiserade dagliga arbetsuppgifter

Vissa CRM-system har funktioner som automatiskt hämtar data från kunddialoger via e-post, sociala medier och till och med via telefon. En del funktioner kan även automatisera mer avancerade arbetsprocesser. Det går till exempel att koppla ett email automation-verktyg till ett CRM för att spåra öppningsfrekvensen för e-postutskick.

Även kundservice kan effektiviseras då vissa funktioner kan generera automatiska svar på FAQ via live-chatt. Ett CRM-verktyg frigör tid och möjliggökostnadsbesparingar. Det viktigaste är att verktyget implementeras och anpassas efter varje företags unika behov.

5. Minskade utgifter och mindre kundbortfall

Beroende på branschtillhörighet och vilken studie man tittar på kan det kosta alltifrån 5 till 25 gånger mer att värva en ny kund jämfört med att behålla en existerande. Betänk hur mycket tid och resurser ni kan spara på att vårda befintliga kunder istället för att lägga en massa tid och pengar på att värva nya.

Långvariga relationer bygger på kundnöjdhet, vilket är avgörande för företag som erbjuder månadsprenumerationer. En studie visar att en minskning av ett kundbortfall på 5% kan öka intäkterna med så mycket som 25%-95%.

Med hjälp av CRM-system kan anställda enkelt söka och finna relevant kunddata oavsett var de befinner sig. Allt finns samlat centralt, vilket minimerar risken för missförstånd. En enhetlig och samlad bild av kunden är grunden till en framgångsrik dialog. Med hjälp av ett CRM kan därför befintliga kunder vårdas bättre, vilket naturligt resulterar i fler långvariga kundrelationer. Ett lägre kundbortfall innebär att mindre resurser behöver gå åt nya sälj- och marknadsföringsaktiviteter.

Olika metoder för datahantering

Det finns olika metoder för att hantera kunddata och egentligen finns det inga rätt och fel. Det viktigaste är att ha en strukturerad, uppdaterad och lättillgänglig samling av kundspecifik information.

Vissa verksamheter skriver fortfarande anteckningar på papper eller i mobilen. Andra använder sig av Excel eller Google Drive. Har ni ett litet team eller är egenföretagare kanske vissa traditionella metoder fungerar, men så fort organisationen börjar växa kan det vara värt att överväga en annan och mer effektiv lösning. Då kan ett CRM-system vara den rätta investeringen.